3.11 Mengevaluasi Penggunaan Teknologi Perkantoran

3.11 MENGEVALUASI PENGGUNAAN TEKNOLOGI PERKANTORAN

Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib. Dalam perkantoran modern segala kegiatan manajemen perkantoran dikerjakan dengan menggunakan alat-alat otomasi perkantoran, diantaranya adalah perangkat komputer dengan berbagai software yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan-kegiatan perkantoran, perangkat komunikasi yang memadai, kantor virtual, organisasi virtual, dan lain-lain.

Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembanagan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan berkembangnya teknologi informasi maka para pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.

Informasi dalam perkantoran merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku atau personel yang beraktifitas didalam kantor tersebut ataupun berupa informasi yang sifatnya untuk umum. Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi yang harus disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima informasi, maka perlu adaya pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi tersebur, yang biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen Perkantoran. Sistem tersebut bejalan dan berkembang didalam perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual sangat penting untuk mendukung berlangsungnya aktifitas perkantoran.

Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi.

1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.

2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.

3. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.

Peranan Teknologi Informasi

Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan kantor.

1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan

Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah,  cepat, dan cermat.

Ada tiga jenis dasar word processor :

Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word processor independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri atas keyboard , processor, memory,layar,dan printer.

Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.

Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan program pengolahan kata (a word-processing program).

Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor :

·         Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan sebagainya.

·         Menambah kepuasan kerja

·         Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output)

·         Menghemat tenaga

·         Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat

·         Mempermudah memperoleh kembali data yangtersimpan

·         Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer-komputer lainnya.

Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor.

·         Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada

·         Memerlukan pelatihan yang memadai

·         Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar

·         Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.

2. Komunikasi  Perkantoran

Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya kemajuan teknologi  modern, alat-alat komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata teleartinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti hubungan. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.

Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya.

3. Pengiriman Surat

Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan  pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antar komputer.

4. Tata laksana Arsip/Filing

Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan  yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas.

Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran

Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:

1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)

·           Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-persoalan seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan kepuasan kerja.

·           Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.

·           Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.

·           Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.

·           Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.

·           Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia.

·           Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.

2. Implikasi terhadap karyawan kantor

a. Keuntungan:

·         Mendorong untuk belajar keterampilan baru.

·         Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesin.

·         Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.

·         Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.

·         Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik, programmer dan rekayasa software .

·         Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.

·         Lebih sedikit pekerjaan

b. Kerugian:

·         Cenderung karyawan menjadi “ machine-minders ”.

·         Masalahkesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar,printer , dan sebagainya.

·         Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.

·         Implikasi terhadap pemberi kerja.

·         Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.

·         Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan.

·         Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.

Jadi secara keseluruhan keuntungan yang dapat dperoleh perusahaan atau kantor dengan adanya teknologi perkantoran adalah :

·         Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.

·         Harga teknologi baru ini relatif murah.

·         Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet .

·         Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara cepat.

·         Produktivitas meningkat secara cepat.

·         Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan.

·         Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya.