3.11 Mengevaluasi Penggunaan Teknologi Perkantoran
3.11
MENGEVALUASI PENGGUNAAN TEKNOLOGI PERKANTORAN
Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktifitas
merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan
hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib. Dalam perkantoran
modern segala kegiatan manajemen perkantoran dikerjakan dengan menggunakan
alat-alat otomasi perkantoran, diantaranya adalah perangkat komputer dengan
berbagai software yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan-kegiatan
perkantoran, perangkat komunikasi yang memadai, kantor virtual, organisasi
virtual, dan lain-lain.
Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen
perkantoran modern dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala
transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga
untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang
lebih berguna berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu informasi mengalami
perkembanagan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi
informasi, dengan berkembangnya teknologi informasi maka para pengguna
informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun
perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia
dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.
Informasi dalam perkantoran
merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku atau personel yang
beraktifitas didalam kantor tersebut ataupun berupa informasi yang sifatnya
untuk umum. Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu
informasi yang harus disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima
informasi, maka perlu adaya pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi
tersebur, yang biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen Perkantoran.
Sistem tersebut bejalan dan berkembang didalam perkantoran dan merupakan Sumber
daya konseptual sangat penting untuk mendukung berlangsungnya aktifitas
perkantoran.
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer,
mikro elektronik, dan telekomunikasi.
1. Komputer, yakni mesin elektronik
yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat
cepat.
2. Mikro elektronik, yaitu rancang
bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran
sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.
3. Telekomunikasi adalah
transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.
Peranan Teknologi Informasi
Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi
mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat
dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana
teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan kantor.
1.
Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan
Dengan diciptakannya mikro komputer
yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word processor, maka dengan
menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat
dipermudah, cepat, dan cermat.
Ada tiga jenis dasar word processor :
Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word processor independen, dan
hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri atas keyboard , processor, memory,layar,dan printer.
Beberapa word
processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri
atas beberapa keyboard dan layarnya
yang dihubungkan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat
pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.
Beberapa micro
computer dengan tujuan umum di mana digunakan program pengolahan
kata (a word-processing program).
Terdapat beberapa keuntungan dari
penggunaan word-processor :
·
Meningkatkan produktivitas dalam
pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan sebagainya.
·
Menambah kepuasan kerja
·
Meningkatkan kualitas dan
konsistensi hasil akhir (output)
·
Menghemat tenaga
·
Mempermudah mengedit atau mengolah
kalimat
·
Mempermudah memperoleh kembali data
yangtersimpan
·
Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer-komputer
lainnya.
Beberapa kerugian juga ada dalam
penggunaan word-processor.
·
Memerlukan perubahan baik tata ruang
fisik maupun prosedur kerja yang ada
·
Memerlukan pelatihan yang memadai
·
Menimbulkan gangguan pada mata
karena terlalu banyak di muka layar
·
Mengurangi kesempatan kerja seperti
pekerjaan kesekretariatan.
2. Komunikasi Perkantoran
Komunikasi dapat diartikan sebagai
proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain melalui saluran.
Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi
untuk mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern,
alat-alat komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang kita
kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata teleartinya pemindahan jarak jauh dan communication yang
berarti hubungan. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara
penyampaian informasi jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui
gelombang radio. Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.
Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi
makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam
bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon
dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar.
Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang
termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya.
3.
Pengiriman Surat
Setelah berkembangnya teknologi
informasi yang diterapkan pada telekomunikasi, pengiriman surat, terutama
pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat elektronik, karena
itu dikenal nama Pos Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik utama
dari electronic mail adalah transmisi informasi dari satu
tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan
metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian informasi.
Karena informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu
dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, dan
komunikasi antar komputer.
4. Tata laksana Arsip/Filing
Komputer mikro sangat membantu dalam
hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip
yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip
dapat disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk. Dengan
demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan
pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang
arsip dalam bentuk kertas.
Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran
Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap
perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:
1.
Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)
·
Investasi di bidang teknologi
mungkin akan menimbulkan persoalan-persoalan seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang
yang digunakan, serta kehilangan kepuasan kerja.
·
Pekerjaan perkantoran akan banyak
mengalami perubahan.
·
Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat
rutin cenderung diambil alih oleh mesin.
·
Proses dan pengiriman informasi akan
semakin cepat.
·
Pekerjaan rutin kantor akan lebih
efektif.
·
Keluwesan pelayanan perkantoran
dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia.
·
Komunikasi bisnis internasional akan
dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.
2.
Implikasi terhadap karyawan kantor
a.
Keuntungan:
·
Mendorong untuk belajar keterampilan
baru.
·
Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan
dapat dialihkan ke mesin- mesin.
·
Lebih mempermudah dan mempercepat
penanganan informasi.
·
Lebih mudah dan cepat dalam
memperbaiki kesalahan-kesalahan.
·
Bertambahnya kesempatan dalam bidang
pemeliharaan peralatan elektronik, programmer dan
rekayasa software .
·
Kesempatan untuk memperpendek hari
kerja setiap minggu.
·
Lebih sedikit pekerjaan
b.
Kerugian:
·
Cenderung karyawan menjadi “ machine-minders ”.
·
Masalahkesehatan sebagai ekses dari
peralatan seperti layar,printer , dan
sebagainya.
·
Kehilangan kontak personal, karena
penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.
·
Implikasi terhadap pemberi kerja.
·
Memerlukan waktu untuk perubahan
dari sistem manual ke sistem elektronik.
·
Menimbulkan keresahan pada sementara
karyawan pada tahap penerapan.
·
Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya
memenuhi kebutuhan.
Jadi
secara keseluruhan keuntungan yang dapat dperoleh perusahaan atau kantor dengan
adanya teknologi perkantoran adalah :
·
Penghematan biaya untuk gaji karena
berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.
·
Harga teknologi baru ini relatif
murah.
·
Penghematan biaya ketatausahaan
sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak
memerlukan ruang seluas filing cabinet .
·
Untuk pengambilan keputusan, data
dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara cepat.
·
Produktivitas meningkat secara
cepat.
·
Keluwesan dalam bekerja karena
adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan.
·
Meningkatnya komunikasi antara para
eksekutif secara individual dari kantornya.
Komentar
Posting Komentar